Duidelijke en begrijpelijke modellen voor kennisgevingen

Sira Consulting heeft voor het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties duidelijke en begrijpelijke modellen voor kennisgevingen ontwikkeld. Uit diverse gebruikersonderzoeken, zoals onderzoek van de Nationale Ombudsman, blijkt dat de kwaliteit van kennisgevingen onvoldoende is. Kennisgevingen bevatten te weinig inhoudelijke informatie en zijn vaak in ambtelijke en juridische taal geschreven. Hierdoor weten inwoners niet dat ze vragen kunnen stellen of kunnen reageren op mogelijke veranderingen in hun buurt. Daarnaast stijgt het bereik van kennisgevingen onder inwoners dit jaar explosief. In juli 2021 treedt de Wet elektronische publicaties in werking. Decentrale overheden zijn vanaf dit moment verplicht om kennisgevingen digitaal te publiceren. Naar verwachting ontvangen ruim 6 miljoen mensen na de invoering van de wet ongevraagd in MijnOverheid per e-mail kennisgevingen over hun woongebied.

De modellen voor kennisgevingen gaan over de omgevingsvergunning
Uit een inventarisatie uitgevoerd door Sira Consulting, blijkt dat ongeveer 90 procent van de kennisgevingen die door decentrale overheden worden gepubliceerd over de omgevingsvergunning gaat. Sira Consulting heeft om deze reden vijf modellen over de omgevingsvergunning ontwikkeld. De tekst van de modellen kan worden aangepast waardoor de modellen ook voor andere vergunningen kunnen worden gebruikt.

Het perspectief van inwoners staat centraal
Bij het ontwikkelen van de modellen stond het perspectief van inwoners centraal. De modellen zijn op het taalniveau B1 geschreven. Hierdoor begrijpt 80 procent van de inwoners de inhoud van de kennisgevingen. Daarnaast begrijpen laaggeletterden de tekst op hoofdlijnen en weten ze hoe en met wie ze contact kunnen opnemen voor vragen. Karen Loosman van Sira Consulting: “Duidelijke en begrijpelijke kennisgevingen maken het besluitvormingsproces over vergunningen voor inwoners transparant en toegankelijk. Het is belangrijk dat inwoners weten dat er bij de overheid mogelijkheden zijn voor inspraak en dat hun stem telt en zelfs wordt gewaardeerd.”

De modellen zijn samen met het veld ontwikkeld
Sira Consulting heeft intensief samengewerkt met diverse partijen. Voor het opstellen van de modellen zijn verschillende kennisgebieden bij elkaar gebracht. Tijdens een inventarisatie zijn ongeveer 15 organisaties geïnterviewd. Ook zijn meer dan 20 organisaties tijdens een consultatieronde geraadpleegd. Voor de consultatieronde zijn onder andere KOOP, decentrale overheden en softwareleveranciers benaderd. Stefan Prij van Sira Consulting: “Veel decentrale overheden vinden het lastig om juridische procedures in duidelijke taal te beschrijven. Dit is een uitdaging. Door samen te werken met juristen en communicatieadviseurs van decentrale overheden zijn de modellen zowel juridisch correct als begrijpelijk voor inwoners.”

De modellen sluiten aan bij de praktijk
De modellen sluiten aan bij de huidige manier van werken van zowel decentrale overheden als softwareleveranciers. Softwareleveranciers kunnen de modellen eenvoudig als sjablonen in de zaaksystemen opnemen. Hierover heeft Sira Consulting namens het ministerie van BZK ook afspraken gemaakt met diverse softwareleveranciers. Voor decentrale overheden zijn verschillende varianten ontwikkeld. Zij kunnen van de variant gebruikmaken die het best bij hen aansluit.

Lees ook:

Modelkennisgevingen omgevingsvergunning
Nieuwsbericht VNG