Subsidie-evaluaties bij gemeenten: hoe subsidiebeleid te herijken?

Dit artikel is deel 3 van een driedelige serie waarin Sira Consulting ervaringen deelt uit subsidie-evaluaties bij gemeenten. In deel 1 stond de constatering centraal dat gemeenten subsidieregelingen nog maar beperkt evalueren. Dit terwijl evaluaties juist inzicht geven in de doeltreffendheid, doelmatigheid en besteding van publiek geld. Deel 2 ging over de terugkerende patronen en verbeterpunten die wij zien wanneer gemeenten wél evalueren. Dit artikel bouwt daarop voort en laat zien met welke verbeteracties gemeenten aan de slag kunnen bij de herijking van hun subsidiebeleid.

U kunt de evaluatie van het subsidiebeleid vergelijken met een APK. Een herijking is vervolgens het moment om daadwerkelijk aan de auto te sleutelen. Oftewel: de evaluatie brengt in beeld waar het beleid niet meer goed functioneert of niet meer aansluit op de praktijk. De herijking vertaalt die inzichten naar concrete verbeteringen. Denk aan het opstellen van een juridisch correct subsidiekader, het aanscherpen van doelen, het aanpassen van voorwaarden en verantwoordingsvereisten en het verduidelijken van rollen en processen. Een herijking zorgt er daarmee voor dat inzichten uit evaluaties niet op de plank blijven liggen, maar worden vertaald naar rechtmatig, doeltreffend, doelmatig en transparant subsidiebeleid. Hieronder lichten we per thema toe welke verbeteracties gemeenten kunnen inzetten.

Rechtmatigheid

Rechtmatigheid van subsidieverlening betekent dat het verlenen van subsidies voldoet aan de geldende wet- en regelgeving, jurisprudentie en eerdere besluiten. Een rechtmatige subsidieverlening draagt bij aan de gelijkheid en rechtszekerheid van subsidieaanvragers en voorkomt willekeur, verspilling van gemeenschapsgeld en fraude. Een herijking van het subsidiebeleid is hét moment om het juridische fundament op orde te brengen en te zorgen dat regelingen en werkwijzen voldoen aan de actuele wettelijke eisen.

Zorg voor een deugdelijke juridische grondslag
Een rechtmatig subsidiebeleid vereist allereerst een deugdelijke juridische grondslag voor iedere subsidie. Subsidieverstrekking zonder grondslag of op basis van beleidsregels is slechts in uitzonderlijke situaties toegestaan op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De wettelijke grondslag voor het verlenen van subsidies bestaat doorgaans uit een Algemene subsidieverordening en subsidieregelingen.

Zorg dat de subsidieregeling voldoet aan wet- en regelgeving (Awb)
De subsidieverordening en de subsidieregelingen moeten voldoen aan de eisen uit de Awb. Zo moet duidelijk zijn welke activiteiten voor subsidie in aanmerking komen en hoe de gemeente het beschikbare bedrag verdeelt. Ook moeten het subsidiekader en de subsidieverlening voldoen aan jurisprudentie en de Europese regels over staatssteun en mededinging. Daarbij moet de gemeente onder meer gelijke kansen voor subsidieaanvragers waarborgen en voldoende mededingingsruimte bieden.

Houd rekening met bestaande subsidierelaties
Tot slot is bij een herijking aandacht nodig voor bestaande, langjarige subsidierelaties. Veranderen de subsidieregels? Dan kan het nodig zijn een overgangsperiode te bieden aan bestaande subsidierelaties. Zij hebben dan tijd om zich aan te passen aan de gewijzigde omstandigheden.

Doeltreffendheid

Subsidies zijn een beleidsinstrument om doelen en maatschappelijke opgaven in de gemeente te realiseren. Van doeltreffendheid is sprake wanneer verleende subsidies daadwerkelijk bijdragen aan het behalen van de gestelde doelen.

Zorg voor actuele en meetbare doelen
Een herijking van subsidiebeleid is hét moment om na te gaan of het oorspronkelijke doel van de subsidie nog actueel is of dat u dit moet aanscherpen. Om te kunnen beoordelen in hoeverre subsidiedoelen worden bereikt, is het belangrijk dat ze SMART geformuleerd zijn. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Zijn de doelen SMART en voorzien van meetbare indicatoren die aansluiten bij de gewenste effecten? Alleen dan is het mogelijk om subsidies te evalueren op doeltreffendheid. Zonder SMART geformuleerde doelen blijft het vaak gissen of subsidiebeleid succesvol is of dat een herijking nodig is.

Vertaal de doelen naar subsidieregelingen
Zorg ervoor dat het doel duidelijk doorwerkt in uw subsidieregelingen. Waar de subsidieverordening vooral het proces van de subsidieregeling standaardiseert, zijn subsidieregelingen bedoeld om beleidsmatige sturing uit te oefenen op de inhoudelijke resultaten en effecten van subsidieverlening. Subsidieregelingen worden dan ook veelal opgesteld per beleidsterrein, zodat u specifieke beleidsdoelen en inhoudelijke wensen op maat kan regelen. Per subsidieregeling gelden eigen doelen en activiteiten. De voorwaarden, kwaliteitscriteria, verplichtingen en de wijze van verdeling worden afgestemd op die doelen. Wilt u met een subsidie een bepaald maatschappelijk effect bereiken? Dan is het belangrijk dat de inrichting en uitvoering van uw regelingen daarop aansluiten. Zo ontstaat een consistente lijn van beleidsdoel naar subsidieregeling.

Doelmatigheid

Een doelmatige subsidieverlening betekent dat u subsidies gericht en passend inzet om doelen te realiseren. Daarnaast moeten uw uitvoeringskosten en de administratieve lasten voor subsidieontvangers in verhouding staan tot de omvang van de subsidie. Met een doelmatig subsidiebeleid bereikt u beleidsdoelen met een minimaal gebruik van schaarse publieke middelen.

Maak een bewuste keuze voor subsidie als instrument
In de eerste plaats is het belangrijk dat u een bewuste en weloverwogen keuze maakt voor de inzet van het beleidsinstrument subsidie. Subsidie is niet altijd het meest geschikte instrument om in een bepaalde situatie een bepaald doel te bereiken. Dit kan zelfs gelden voor langjarige, historisch gegroeide subsidierelaties binnen de gemeente. Een afwegingskader of keuzehulp kan helpen bij een onderbouwde instrumentkeuze.

Stem het subsidieproces af op de doelgroep
In de tweede plaats is het van belang dat het subsidieproces aansluit op de realiteit en het doenvermogen van de doelgroep. De doelgroep bestaat onder andere uit verenigingen, die een onmisbare rol spelen bij het realiseren van gemeentelijke doelen. Met name kleine verenigingen die afhankelijk zijn van vrijwilligers, hebben vaak beperkte capaciteit en expertise voor het aanvragen en verantwoorden van subsidies. Door daarmee rekening te houden bij de processtappen en indieningsvereisten, kunnen verenigingen meer tijd besteden aan hun kernactiviteiten. Dit kan bijvoorbeeld door bij de herijking van subsidies een uniform subsidieproces in te richten. Daarbij kunt u proportionele verantwoordingseisen hanteren en grensbedragen voor subsidiearrangementen aanpassen.

Transparantie

Met transparantie van subsidieverlening bedoelen we dat het voor potentiële aanvragers, subsidieontvangers, gemeenteraad en samenleving duidelijk en navolgbaar is hoe subsidie wordt verleend. Transparant subsidiebeleid draagt bij aan gelijke kansen, besluitvorming die u kunt uitleggen en het vertrouwen dat u publieke middelen zorgvuldig inzet.

Voorafgaand aan subsidieverlening moet helder zijn welke subsidies beschikbaar zijn, welke doelen u daarmee nastreeft, wie ervoor in aanmerking komen, onder welke voorwaarden u de subsidies verdeelt en via welke criteria u aanvragen beoordeelt. Daarnaast moet u transparant maken hoe u subsidiegeld verdeelt en welke rol de bijdrage van een initiatief aan de subsidiedoelen speelt bij de beoordeling van aanvragen en de vaststelling van het subsidiebedrag. Ook achteraf moet u kunnen laten zien welke subsidies zijn verleend, welke afwegingen daarbij zijn gemaakt en hoe de verstrekte middelen bijdragen aan de maatschappelijke doelen van de gemeente.

Een herijking van subsidies vergroot de transparantie en navolgbaarheid van het subsidiekader en de subsidiepraktijk. Dit vertaalt zich in bijvoorbeeld een helder overzicht van de samenhang tussen de subsidieverordening en de onderliggende subsidieregelingen en in duidelijke beoordelingskaders voor het toekennen of afwijzen van subsidieaanvragen. Hiermee krijgt de gemeenteraad beter inzicht in de subsidieverlening en meer handvatten om zijn kaderstellende en controlerende taak uit te oefenen.

Conclusie

Een herijking van subsidiebeleid helpt gemeenten om inzichten uit subsidie-evaluaties te vertalen naar concrete verbeteringen. Door beleidsdoelen, subsidieregelingen en uitvoering beter op elkaar af te stemmen, ontstaat een subsidiekader dat rechtmatig, doeltreffend, doelmatig en transparant is. Zo dragen subsidies beter bij aan de maatschappelijke doelen die de gemeente wil realiseren.

Waarom kiezen voor Sira Consulting

Sira Consulting heeft jarenlange ervaring met het verbeteren van beleid en uitvoering. We combineren juridische en wetgevingstechnische kennis met ruime praktijkervaring in subsidie-evaluaties en herijkingstrajecten.

Vanuit onze visie op de beleidsverbetercyclus hangen onze subsidie-evaluaties en subsidieherijkingen sterk met elkaar samen. Bij het combineren van beide diensten zorgen wij er dan ook voor dat zij naadloos op elkaar aansluiten.

Meer informatie over beide diensten is te vinden op Subsidie-evaluatie – Sira Consulting en Herijking subsidies – Sira Consulting.