Subsidie-evaluaties bij gemeenten: knelpunten en aanknopingspunten

Dit artikel is deel 2 van een driedelige serie waarin Sira Consulting ervaringen deelt uit subsidie-evaluaties bij gemeenten. In deel 1 stond de constatering centraal dat gemeenten subsidieregelingen nog maar beperkt evalueren. Dit terwijl evaluaties juist inzicht geven in de doeltreffendheid, doelmatigheid en besteding van publiek geld. Dit artikel gaat over wat wij zien wanneer gemeenten subsidies wél evalueren: welke patronen terugkeren en waar gemeenten in de praktijk tegenaan lopen. Hiermee willen we beleidsmedewerkers en bestuurders een spiegel voorhouden, zodat zij het eigen subsidiebeleid kritisch kunnen beoordelen.

Op basis van meerdere subsidie-evaluaties bij kleine, middelgrote en grote gemeenten zien wij een aantal terugkerende en samenhangende patronen. Aan de hand van vier herkenbare bevindingen (SMART-geformuleerde doelen, de inzet van subsidies als strategisch instrument, de onderliggende beleidstheorie en het subsidiekader) tonen we waar het vaak misgaat en hoe het beter kan. Zo krijgt u niet alleen zicht op de belangrijkste knelpunten, maar ook concrete aanknopingspunten om subsidieregelingen scherper, doelgerichter en beter evalueerbaar te maken.

Bevinding 1: met subsidies nagestreefde doelen zijn vaak onvoldoende SMART-geformuleerd

Gemeenten formuleren subsidiedoelen veelal als brede maatschappelijke ambities. Vaak zijn ze herkenbaar omdat ze zijn afgeleid uit andere beleidsstukken, zoals de programmabegroting. Subsidiedoelen zijn echter regelmatig onvoldoende concreet om daadwerkelijk sturend en geschikt te zijn voor monitoring en evaluatie.

Een algemeen doel, zoals bijdragen aan een sterker sociaal domein, kan zorgen voor een brede interpretatie. Wanneer is immers sprake van een ‘sterker sociaal domein’? En wie beoordeelt dat? Een SMART-doel maakt duidelijk wat de gemeente wil bereiken, voor wie, wanneer, met welke middelen en hoe het resultaat wordt gemeten.

SMART-geformuleerde doelen geven gemeenten meer richting in de uitvoering. Wanneer er dan bijvoorbeeld een subsidieaanvraag binnenkomt, kunnen ze teruggrijpen op het gestelde doel bij de beoordeling van aanvragen. Ook zijn SMART-geformuleerde doelen belangrijk om subsidies te monitoren en evalueren, doordat ze aan de voorkant al ophelderen wanneer het subsidie-instrument succesvol is.

Bevinding 2: subsidies worden weinig ingezet als strategisch instrument

Veel gemeenten hebben subsidieregelingen die al jaren bestaan. Ze zetten ze regelmatig voort zonder een fundamentele heroverweging van doel, doelgroep of maatschappelijke meerwaarde.

Als u subsidies periodiek evalueert, ontstaat er meer ruimte voor een bewuste heroverweging. De centrale vraag hierbij is: wat wil de gemeente bereiken en welke activiteiten sluiten daar het best bij aan? Het komt regelmatig voor dat een organisatie al jaren subsidie ontvangt. Sluiten de activiteiten niet meer aan bij de actuele gemeentelijke doelen? Dan is alleen een historische relatie geen geldige reden om de subsidie voort te zetten. In een dergelijk geval moet de gemeente de subsidie wel op een juridisch correcte manier afbouwen. Soms kan een heroverweging ook juist aanleiding geven tot het verhogen van bedragen vanwege inflatie. Of om andere wijzigingen door te voeren om de subsidie nog doeltreffender en doelmatiger te maken.

Zie voor meer informatie over het evalueren van subsidies, deel 1 van deze serie.

Gemeenten werken de beleidstheorie achter subsidies vaak niet expliciet uit. Een beleidstheorie maakt zichtbaar hoe middelen, activiteiten, prestaties en effecten met elkaar samenhangen. Waarom en hoe verwacht de gemeente dat deze subsidie leidt tot het gewenste maatschappelijke effect?

In de praktijk bestaat deze vaak wel impliciet, maar staat zij niet duidelijk op papier. Als gevolg hiervan moet deze tijdens een evaluatie vaak worden gereconstrueerd uit beleidsdocumenten, subsidieregelingen, gesprekken en verantwoordingsstukken. Een expliciete beleidstheorie helpt gemeenten dus om te beoordelen of de aannames achter de subsidie kloppen en of een subsidie het meest passende instrument is.

Bevinding 4: het subsidiekader is niet altijd compleet of transparant

Veel gemeenten hebben het juridische en beleidsmatige subsidiekader niet volledig uitgewerkt. Onduidelijk is voor welke activiteiten subsidie kan worden aangevraagd, welke voorwaarden gelden en/of op basis waarvan de gemeente aanvragen beoordeelt of weigert. In het ergste geval ontbreekt de juridische basis zelfs helemaal.

Een goed subsidiekader biedt duidelijkheid aan zowel beleidsmedewerkers als aanvragers. Het maakt zichtbaar waarom een subsidie wordt verstrekt, welke maatschappelijke effecten ermee worden nagestreefd, welke activiteiten daarbij passen en welke procedures, termijnen en verantwoordingsvereisten gelden. Zo kan een gemeente van een subsidie niet alleen een financieel instrument maken, maar ook een middel om te sturen op het bereiken van maatschappelijke doelen.

Conclusie

Subsidies leveren een belangrijke bijdrage aan maatschappelijke activiteiten binnen gemeenten. Veel gesubsidieerde initiatieven ondersteunen inwoners, organisaties en gemeenschappen en sluiten aan bij gemeentelijke ambities.

Tegelijkertijd kunnen gemeenten meer inzicht krijgen in wat subsidies daadwerkelijk opleveren door de beleidsdoelen, beleidstheorieën en subsidiekaders scherper te formuleren. Dan ontstaat een sterker en transparanter subsidiebeleid waarin subsidies doelgericht bijdragen aan actuele maatschappelijke opgaven.