Onderzoek naar uitvoeringslasten van Woo-verzoeken

De Wet open overheid (Woo) geeft iedereen het recht om informatie op te vragen bij de overheid. Dat gebeurt via een Woo-verzoek. Wij onderzochten de uitvoeringslasten van de afhandeling van Woo-verzoeken door ministeries, medeoverheden en uitvoeringsorganisaties. Dit deden we in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Breed beeld van de uitvoeringspraktijk

In het onderzoek brachten we de uitvoeringslasten, kosten en capaciteit in kaart van het afhandelen van Woo-verzoeken. Ook wel passieve openbaarmaking genoemd. Actieve openbaarmaking, waarbij overheden op eigen initiatief informatie toegankelijker en beter vindbaar maken, valt daar dus buiten. De Woo is van toepassing op een brede en heterogene groep overheidsorganisaties. Dit varieert van grote ministeries tot kleine decentrale organisaties. Om tot een breed en betrouwbaar beeld te komen, maakten we gebruik van een uitgebreide landelijke vragenlijst, een tijdmeting en aanvullende analyses van doorlooptijden.

De organisaties binnen de scope van het onderzoek ontvingen in 2024 naar schatting ongeveer 25.000 Woo-verzoeken. Ongeveer 60% daarvan komt terecht bij gemeenten. Ook blijkt dat niet alle verzoeken hetzelfde proces doorlopen. Ongeveer 60% leidt tot een formeel besluit met openbaarmaking van documenten. Andere verzoeken worden op een andere manier afgehandeld, bijvoorbeeld door omzetting in een informatieverzoek.

Substantiële inzet van tijd en capaciteit

De afhandeling van Woo-verzoeken vraagt in totaal naar schatting 1,3 miljoen uur per jaar. Dat staat gelijk aan de inzet van ongeveer 955 fte. Gemiddeld duurt het afhandelen van een Woo-verzoek 61 uur. Vooral het inhoudelijk en juridisch beoordelen van documenten vraagt veel tijd. Denk aan het weglakken van informatie die niet geopenbaard mag worden. De totale kosten van de afhandeling van Woo-verzoeken worden geraamd op ongeveer €150 miljoen per jaar. De werkelijke kosten kunnen in de praktijk hoger uitvallen, omdat we niet alle organisaties die Woo-verzoeken ontvangen meenamen in het onderzoek.

Tussen typen organisaties zijn duidelijke verschillen zichtbaar. Ministeries ontvangen ongeveer 10% van alle Woo-verzoeken, maar zijn verantwoordelijk voor ongeveer 22% van de totale tijdsbesteding. Daarnaast blijken activiteiten rondom interne besluitvorming en formele goedkeuring relatief veel impact te hebben op de uitvoeringslasten en doorlooptijden.

Inrichting van het Woo-proces maakt verschil

Gemiddeld wordt 66% van de Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijn afgehandeld. Doorlooptijden hangen niet alleen samen met de beschikbare capaciteit van overheden. Ook wachttijden, afstemming met derden en interne besluitvormingsprocedures spelen een rol.

Opvallend is dat de 10% meest complexe Woo-verzoeken ongeveer 30% van de totale inzet vergen. Maar aantallen en complexiteit verklaren niet alles. Ook organisatorische keuzes en de inrichting van het Woo-proces maken verschil.

Juist daarin liggen verbetermogelijkheden. In het onderzoek kwamen verschillende werkwijzen naar voren die kunnen bijdragen aan lagere uitvoeringslasten en kortere doorlooptijden:

• Inzet van goede zoeksoftware
• Vroegtijdig betrekken van de verzoeker bij de afbakening en documentinventarisatie
• Waar passend verkorten van de zienswijzetermijn

Organisaties noemen daarnaast goede interne communicatie, een korte parafenlijn en een betere informatiehuishouding als belangrijke handvatten voor verbetering.

Het onderzoek laat zien hoeveel capaciteit de uitvoering van de Woo vraagt én waar verbeteringen mogelijk zijn. Daarmee biedt het waardevolle input voor het maatschappelijke en bestuurlijke gesprek over de uitvoerbaarheid van de Woo. Ook kunnen de resultaten worden gebruikt in de wetsevaluatie die dit jaar van start gaat.

Benieuwd naar alle bevindingen? Lees het volledige rapport of een uitgebreide samenvatting.